Presentar una solicitud de ayuda, realizar una valoración o comprobar si se han presentado todos los documentos solicitados en un trámite requiere de la dedicación y el tiempo de un funcionario. Cuando hay miles de archivos para revisar, muchas personas tienen que dedicar días enteros a tareas tediosas de verificar o “procesar” datos. Trabajos que ahora estarán automatizados en muchos casos: la robótica se encargará de ellos y los funcionarios podrán avanzar en tareas de más interés.
Es una de las aplicaciones prácticas que tendrá la digitalización de la administración autonómica en la que está trabajando el Departamento de Digitalización que dirige Miguel López-Valverde. A través de Madrid Digital ya han localizado hasta 1.700 trámites públicos que pueden automatizarse. De momento, ya hay 200 trámites administrativos que se van a realizar directamente por máquinas, liberando a los funcionarios. Se trata de procesos como la revisión de documentación ante una solicitud de ayuda o de plaza pública, el ranking, la comparación de documentos, su clasificación, la verificación de firmas digitales…
Para ello, Digitalización destinará más de 6,7 millones de euros durante los próximos cuatro años. El objetivo es eliminar tareas manuales y de bajo valor, y que los empleados públicos puedan dedicarse a tareas más motivadoras y, de esta forma, mejorar su productividad y acortar los plazos de resolución de problemas y respuesta a los ciudadanos.
Estos 200 trámites rutinarios se irán incrementando paulatinamente, hasta cubrir las 1.700 tareas que, hasta el momento, han sido inventariadas como susceptibles de ser automatizadas. La fórmula para robotizar estos trabajos será la Robotic Process Automation Factory (RPA), una plataforma tecnológica que permite mecanizar funciones como la búsqueda, identificación y extracción de datos en la documentación entregada por un usuario, o la consulta de otras fuentes para el recuperación e interpretación de la información necesaria.
Esta tecnología realiza el reconocimiento óptico de caracteres, de modo que cuando el ciudadano presenta un documentola RPA encuentra en él lo que la Administración necesita y lo transfiere directamente al sistema, sin que un funcionario tenga que introducir los datos manualmente.
Este método liberará a los empleados públicos de trabajos de bajo valor añadido y les permitirá dedicarse a tareas más cualificadas, como resolver problemas o tomar decisiones. “Proporcionarán empleos de mayor calidad, motivarán más a los trabajadores y repercutirán en una mejora de la productividad, ya que la mecanización de actuaciones implica aumentar la velocidad de los trámites”, afirma el consejero López-Valverde. Y también se minimizan los posibles errores en la transcripción de datos.